يستغل كثيرٌ من المستخدمين حالياً وسائل الميديا الاجتماعية في الترفيه وقضاء أوقات الفراغ، مثلاً عن طريق التواصل مع الآخرين على الإنترنت وإرسال الصور ومقاطع الفيديو إلى الأصدقاء. غير أنه يمكن استخدام نفس التقنية في مجال الأعمال، حيث يمكن للمستخدمين عن طريق الأدوات المناسبة الاشتراك معاً في تحرير النصوص وإعداد ملفات العروض التقديمية والرسومات والجرافيك. وتعرف هذه البرامج التي تدعم عمل المجموعات والتنظيم عبر الإنترنت باسم برامج العمل الجماعي (Groupware).
وتوفر برامج التعاون والعمل الجماعي مزايا واضحة، ويقول توبياس آرنس، من الرابطة الألمانية للاتصالات وتكنولوجيا المعلومات (Bitkom) بالعاصمة برلين، :"يتم إعلام جميع أعضاء مجموعة العمل بالوضع الحالي للمشروع، بغض النظر عن موقعهم على أرض الواقع". وأضاف خبير الميديا الاجتماعية :"علاوة على أن معظم أدوات العمل الجماعي على الإنترنت متوافرة أيضاً للهواتف الذكية والحواسب اللوحية، بالتالي يتمكن المستخدم من العمل في أي وقت أثناء التجول والتنقل".
وهناك العديد من حزم البرامج المعروفة للعمل الجماعي، والتي يتم استخدامها في الشركات، مثل مايكروسوفت Exchange أو لوتس Notes، بالإضافة إلى وجود بدائل مجانية مفتوحة المصدر مثل برامج Kolab. ولكن هذه البرامج تحتاج في أغلب الأحيان إلى جهاز خادم والكثير من الخبرة التقنية، حتى تعمل بصورة صحيحة.
ولكن في المقابل يتم إجراء العمل الجماعي بصورة أسهل عندما يعتمد المستخدم على العديد من الأدوات المجانية المتوافرة على الإنترنت مع بعضها البعض. وتعتبر خدمة Doodle مثلاً من الخدمات المفيدة والمعروفة حالياً، وهي تعد واحدة من أدوات التقويم الكثيرة على الإنترنت المخصصة للمواعيد المشتركة. ويتمكن المستخدم على موقع الويب من إنشاء قائمة بالمواعيد الممكنة وإرسال الرابط إلى زملائه، وبعد ذلك يتم التصويت عليها من قبل زملاء العمل.
ومن الأمور المهمة للعمل الجماعي على الإنترنت إتاحة إمكانية الوصول إلى المستندات لجميع الأعضاء في فريق العمل. وتتيح خدمات الحوسبة السحابية مثل دروب بوكس إمكانية حفظ النصوص والصور ومقاطع الفيديو، مع إتاحة إمكانية الوصول إليها للمستخدمين الآخرين.
وبالتالي يتخلص المرء من عبء إرسال واستقبال هذه المحتويات عن طريق البريد الإلكتروني، حتى أن بعض الخدمات الأخرى مثل غوغل درايف ومايكروسوفت سكاي درايف توفر تطبيقات أوفيس مصغرة، حتى يتمكن المستخدمون من تحرير المستندات معاً في متصفح الإنترنت. وتظهر جميع التغييرات والتعديلات في المستندات للزملاء على الفور.
التواصل الجيد
وأكد الخبراء أنه لا يوجد تنظيم جيد للعمل بدون تواصل جيد بين أعضاء الفريق، لذلك لابد من توافر برنامج للتراسل الفوري مثل آي سي كيو أو سكايب أثناء العمل الجماعي. ويمكن الاستفادة من برامج التراسل الفوري المتعددة مثل Miranda IM أو Pidgin في حالة الاتصال بخدمات مختلفة للدردشة والتراسل الفوري.
وتوفر خدمة غوغل Hangout إمكانية إجراء مؤتمرات الفيديو المجانية لمجموعات العمل الكبيرة والصغيرة، ومن المفيد أيضاً استخدام قوائم المهام الإلكترونية (To-Do-List) مثل Producteev أو Remember The Milk أو Wunderlist. كما توفر تطبيقات الملاحظات مثل Padlet لوحة افتراضية، يمكن أن يستغلها عدة مستخدمين في نفس الوقت لتسجيل الملاحظات وإضافة الصور ومقاطع الفيديو.
وخلال مرحلة التخطيط ووضع تصورات وأفكار معينة لأحد المشروعات يمكن الاستفادة من برامج رسم الخرائط الذهنية مثل MindMeister و Mindomo، بعد ذلك يمكن تجميع نتائج العمل في برنامج ويكي خاص، فعلى سبيل المثال يمكن للمستخدم استعمال برنامج MediaWiki، الذي تعتمد عليه موسوعة الويكيبيديا على الإنترنت، وتثبيته على أحد أجهزة الخادم. وتمتاز خدمات الويكي المجانية مثل Wikia بسهولة الاستخدام، وتوفر على المستخدم معظم أعمال الإنشاء والتثبيت.
ويتعين على المستخدم التحقق من أدوات العمل الجماعي قبل تخزين البيانات الهامة بها، حتى يحمي نفسه من نظرات المتطفلين والمتلصصين. وأوضح توبياس آرنس :"يتوافر للمستهلك على الإنترنت العديد من تقارير المقارنة لمعظم خدمات الإنترنت بالإضافة إلى تقارير تشرح تجارب استعمال هذه الخدمات.
وبالتالي يمكن مقارنة ميزات وخصائص الخدمات مع بعضها البعض. وإذا رغب المستخدم في تنزيل برنامج معين، فينبغي إلقاء نظرة على الشروط والأحكام العامة قبل تسجيل الدخول؛ لأن هذه البنود توضح كيفية تعامل الشركة المقدمة للخدمة مع بيانات عملائها، وما إذا كانت هناك خدمات تتطلب دفع رسوم.
غياب الالتزامات
ولكن ربما تكون هناك بعض الجوانب السلبية للعمل الجماعي على الإنترنت حتى إذا كانت الخدمات تعمل بصورة سليمة وآمنة. ولا يرتبط سبب ذلك بالأدوات والبرامج المستخدمة، ولكن الأمر يرجع إلى المستخدم نفسه.
وأوضحت باربارا غروبير روتيندير من المعهد النمساوي لتعليم الكبار، :"يكمن عيب العمل الجماعي على الإنترنت في عدم وجود التزامات معينة"، حيث قد يختفي بعض أعضاء فريق العمل بسهولة في الخلفية في ظل أجواء العمل الافتراضية، لذلك يجب تحفيز جميع أعضاء الفريق للمشاركة في العمل والمساهمة في تحرير النصوص على خدمة غوغل درايف مثلاً.
